Hojas de cálculo de Google ofrece una variedad de funciones matemáticas, como SUMA y BUSCARV, para tus cálculos. Cuando te enfrentas a tareas complejas que requieren soluciones personalizadas, Google Apps Script puede ser de gran ayuda. Sin embargo, la creación de funciones personalizadas con Apps Script puede resultar un desafío si no tienes conocimientos de JavaScript. Afortunadamente, a partir de agosto de 2022, Google ha simplificado el proceso de creación de funciones personalizadas.
Ahora, en Google Sheets, o en español, Hojas de Cálculo de Google, puedes crear nuevas funciones y asignarles nombres únicos. Lo más interesante es que puedes aplicar estas funciones personalizadas en múltiples hojas de cálculo y se convierten en parte de la biblioteca de funciones de Google.
Tu primera interacción con esta función puede parecer un poco abrumadora, pero no te preocupes, ya que las funciones con nombre son fáciles de usar. Para ayudarte a comenzar, aquí tienes toda la información esencial que necesitas.
¿Qué es una función con nombre en Google Sheets?
Las funciones con nombre en Google Sheets funcionan de manera similar a las funciones incorporadas, pero con una diferencia fundamental: las creas y defines su comportamiento. Por ejemplo, la función SUMA estándar calcula la suma de números en columnas y filas especificadas. Las funciones incorporadas son ideales para cálculos sencillos con datos limitados, como calcular tus ingresos totales mensuales o anuales.
Sin embargo, cuando te enfrentas a tareas más complejas, como cálculos de impuestos o gestión de inventario, las funciones con nombre ofrecen una ventaja significativa. Solo necesitas ingresar la fórmula una vez, asignarle un nombre y luego puedes utilizarla repetidamente en las semanas, meses o años siguientes. Las características o partes de una función con nombre abarcan lo siguiente:
- Nombre: Este es el nombre que escribirás en las celdas para iniciar la fórmula. No puedes utilizar un nombre de función existente, como SUMA, PROMEDIO o DIVISIÓN. Además, no puedes utilizar VERDADERO o FALSO como nombres ni caracteres distintos de guiones bajos para separar palabras.
- Descripción: Este campo proporciona a los colaboradores de la hoja de cálculo una idea de lo que hace la función.
- Marcadores de argumentos: Este es un campo opcional donde puedes ingresar una descripción que indique a todos qué valores deben introducir al usar la función.
- Definición de fórmula: Escribe tu fórmula en este campo. Si especificas marcadores de argumentos, puedes reemplazar los valores de la hoja de cálculo para ilustrar esos marcadores.
Antes de que Google lanzara esta característica, lo que ahora conocemos como funciones con nombre se denominaba funciones personalizadas y no eran reutilizables. Tenías que volver a escribir tu fórmula cada vez que te enfrentabas a un problema complicado. Hoy en día, las funciones con nombre simplifican los cálculos repetitivos. Además, te permiten exportarlas a nuevas hojas de cálculo y realizar modificaciones en la fórmula cuando sea necesario.
¿Cómo crear una función con nombre en Google Sheets?
Puedes crear una función con nombre en la versión web de Google Sheets desde tu navegador favorito. Ten en cuenta que no es posible hacerlo desde la aplicación móvil, ya que esta está diseñada para pantallas más pequeñas y tiene funcionalidades limitadas.
Crear funciones con nombre en Google Sheets desde navegadores web
Antes de crear funciones con nombre, realiza una copia de la hoja de cálculo en la que planeas aplicarla. Luego, escribe tu fórmula y pruébala en los datos. Asegúrate de que la función se ejecute correctamente y no genere errores. A continuación, se detallan los pasos para crear y utilizar funciones con nombre.
- Comienza por acceder a la hoja de cálculo de Google Sheets en la que deseas crear la función con nombre.
- En el menú en la parte superior de la interfaz de Google Sheets, navega hasta el menú «Datos» y luego selecciona «Funciones con nombre». Esto abrirá una barra lateral derecha con opciones relevantes.
- Selecciona «Agregar nueva función»
- Proporciona un nombre distintivo para tu función y, si es necesario, incluye una descripción que aclare su propósito. Para separar palabras en el nombre de la función, utiliza guiones bajos (_), por ejemplo, =FUNCION_CON_NOMBRE
- Puedes también definir marcadores de posición de argumentos para las celdas relevantes. Este campo es opcional y no afecta tu fórmula, pero permite especificar sobre qué valores operará la función.
- En la sección «Definición de la fórmula», introduce tu fórmula. Aquí puedes escribir la fórmula real que tu función con nombre ejecutará.
- Si tu fórmula depende de valores específicos de celdas o rangos, Google Sheets proporcionará sugerencias para ayudarte a asignar marcadores a estos valores. Puedes hacer clic en las sugerencias para continuar.
- Elige entre los marcadores que ya has definido o crea nuevos para cualquier valor de celda o rango en tu fórmula. Luego, haz clic en «Definir».
- Google Sheets reemplazará los valores de la fórmula con tus marcadores, sin afectar la función. Este paso te permite reemplazar valores específicos en la fórmula con los marcadores que has elegido, asegurando que esto no afecte el rendimiento de la función. Luego, Tendrás la oportunidad de previsualizar cómo funcionará tu función con nombre con los marcadores que has asignado.
- Si es necesario, ofrece cualquier información adicional que pueda ayudar a otros a comprender el propósito de la función y cómo utilizarla de manera efectiva.
- Una vez que estés satisfecho con la configuración de la función, haz clic en «Crear» para guardarla. Tu función con nombre está lista para ser utilizada en tu hoja de cálculo.
¿Cómo utilizar funciones con nombre en Google Sheets desde navegadores web?
Una vez que hayas creado la función con nombre, estará disponible para su uso. A continuación los pasos a seguir:
- En tu hoja de cálculo de Google Sheets, selecciona la celda en la que deseas aplicar tu función con nombre. Esta será la celda donde se mostrará el resultado de la función.
- En la celda seleccionada, comienza escribiendo el signo igual (=), seguido del nombre de la función con nombre que creaste previamente. Por ejemplo,=FUNCION_CON_NOMBRE. A medida que escribas el nombre, Google Sheets debería mostrar sugerencias con las funciones disponibles para que puedas seleccionar la que desees.
- En la celda seleccionada, escribe solo las celdas y rangos de datos a los que tu función se refiere. No es necesario volver a escribir la fórmula completa, ya que la función con nombre se encargará de realizar el cálculo.
- Presiona la tecla Enter en tu teclado para ejecutar la función.
¿Cómo importar funciones con nombre en Google Sheets?
La ventaja de las funciones con nombre es que no necesitas volver a escribir manualmente la fórmula completa cada vez que la vayas a usar. Lo que es aún más importante es que puedes importar la función a una nueva hoja de cálculo y realizar ediciones según sea necesario. Si has creado varias funciones, considera importarlas todas juntas en lugar de tratar con cada función individualmente.
- Inicia sesión en tu cuenta de Google y abre la hoja de cálculo en Google Sheets en la que deseas importar las funciones con nombre.
- En la parte superior de la interfaz de Google Sheets, navega hasta el menú «Datos» y selecciona «Funciones con nombre». Esto te llevará a la sección donde puedes gestionar las funciones con nombre.
- Dentro de la sección de funciones con nombre, busca la opción que dice «Importar función» y haz clic en ella.
- Se abrirá una ventana emergente que te permite seleccionar una hoja de cálculo que contenga funciones con nombre. Elige la hoja adecuada y luego haz clic en «Insertar» para importar las funciones.
- Si la hoja seleccionada contiene varias funciones con nombre, Google Sheets te pedirá que elijas cuáles deseas importar. Puedes seleccionar las funciones específicas que necesitas o importar todas las funciones disponibles en esa hoja.
En conclusión, las funciones con nombre simplifican el proceso de trabajar con fórmulas en Google Sheets, evitándote la necesidad de recordar cálculos complejos de forma repetida. Inicialmente, escribir tu fórmula es una tarea única, y no es necesario tener un conocimiento avanzado de hojas de cálculo para utilizar la función. Todo lo que se requiere es introducir los detalles necesarios para su funcionamiento y guardarlo, así posteriormente otros pueden copiarlo en hojas de cálculo similares.
